Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc & cách tính định biên nhân sự cơ bản

Định biên nhân sự là một phần không thể thiếu trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Vậy định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc & cách tính cho từng vị trí ra sao?

Hãy cùng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để hiểu rõ về định biên nhân sự, đồng thời tham khảo giải pháp quản lý định biên chuyên sâu giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.

1. Định biên nhân sự là gì? Điều kiện áp dụng?

Định biên nhân sự là khái niệm chỉ việc xác định một số lượng con người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để có thể đáp ứng khối lượng công việc cho từng vị trí cụ thể trong tương lai.

Ngoài ra, định biên nhân sự còn được biết đến với cái tên Biên chế lao động hoặc Biên chế cán bộ, xuất hiện phổ biến tại các cơ quan, tổ chức Nhà nước.

Để định biên nhân sự, các cơ quan, tổ chức cần đảm bảo những điều kiện sau:

  • Đối với cấp công ty

    • Có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng.
    • Có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách & kịch bản ứng phó với từng rủi ro

  • Đối với cấp bộ phận

    • Xác định chi tiết hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc.
    • Xác định tương đối tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc.
    • Xác định kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng kết quả đầu ra của từng vị trí.
    • Nắm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.

2. Nguyên tắc tính định biên nhân sự

Để tính định biên nhân sự, doanh nghiệp trước hết cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc định biên nhân sự.

Có 3 nguyên tắc thông dụng cơ bản doanh nghiệp cần nắm rõ:

Image 1
Image 2
Image 3

Nguyên tắc 1: Về tỷ lệ tương quan

  • Tỷ lệ tăng/ giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu. Ví dụ doanh thu tăng 30% thì định biên nhân sự tăng 20%.
  • Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh & sản xuất) với nhóm vị trí gián tiếp. Trực tiếp với gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý với nhân viên là 15% và 85%.
  • Tương quan giữa nguồn ngân sách cho các nhóm quản lý & nhân viên, gián tiếp & trực tiếp. Ví dụ chi phí/ doanh thu = 78%, quỹ lương quản lý & nhân viên = 22% – 78%.

Nguyên tắc 2: Về định mức lao động

  • Theo khối lượng: Áp dụng cho công việc gắn với sản xuất hoặc kinh doanh dịch vụ, định mức tăng lên tùy thuộc vào mức độ thành thạo của người thực hiện. Ví dụ: 30 sản phẩm/ ca/ người, 100 sản phẩm/ ca/ dây chuyền (nhóm), 15 khách hàng phục vụ/ ngày.
  • Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu và số lượng khách hàng trong năm đối với khối kinh doanh.
  • Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp: Dựa trên số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo và tần suất thực hiện trong năm. Số lượng thực hiện giao dịch/ ngày.
  • Theo đối tượng phục vụ: thông thường được áp dụng cho khối gián tiếp.

Nguyên tắc 3: Về tần suất và thời lượng

Nguyên tắc về tần suất và thời lượng được áp dụng trên cơ sở cơ cấu chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ.

Ví dụ ở vị trí kế toán chi phí, cần đảm bảo các công việc:

  • Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán 100 chứng từ / ngày.
  • Lập báo cáo cuối mỗi tháng.
  • Làm việc với thanh tra thu cuối mỗi quý.
  • Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm.

3. Công thức tính định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự không có một công thức tính cụ thể, tùy từng trường hợp cần căn cứ theo 1 trong 3 nguyên tắc kể trên để xác định.

Ví dụ về một bài toán bạn có thể tham khảo:
Giả sử một cửa hàng mở cửa 8 tiếng mỗi ngày (bao gồm các ngày thường, chủ nhật & lễ tết), cần 1 ca làm việc.

  • Theo Luật Lao động, 1 nhân viên được quyền nghỉ tổng cộng 88 ngày, trong đó có ít nhất 52 ngày chủ nhật + 12 ngày phép + 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ tết mỗi năm. Tức là 1 năm nhân viên làm việc 365 – 88 = 277 ngày công.
  • Để đáp ứng đủ nhân sự làm việc 1 ca/ ngày, cửa hàng cần tuyển 365 ngày/ 277 công = 1.32 người [Hệ số bù trừ nhân sự chuẩn].
  • Trong trường hợp cửa hàng cho nhân sự nghỉ nửa ngày thứ 7, số ngày đi làm 1 năm của nhân viên giảm xuống 365 – 88 – 26 = 251 ngày/ năm, đồng nghĩa với hệ số bù trừ nhân sự tăng lên 365 ngày /251 công = 1,45 người.

Từ đó ta rút ra được công thức tính:
Số nhân viên cần tuyển = N C 1.32
Trong đó: N là số người cần trong một ca, C là số ca, 1.32 là hệ số bù trừ nhân sự chuẩn.

4. Sơ đồ quy trình quản lý định biên nhân sự

Hoạt động định biên nhân sự là hoạt động quy hoạch nhân sự trong một doanh nghiệp nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng nguồn lực, từ đó đáp ứng nhu cầu kinh doanh và đảm bảo chất lượng công việc.

Một quy trình quản lý định biên nhân sự phải tối thiểu gồm 3 giai đoạn:

  • Giai đoạn 1: Thiết lập định biên. Bao gồm hoạt động lên định biên cho từng vị trí công việc/ phòng ban/ nhóm chức năng trong doanh nghiệp.
  • Giai đoạn 2: Đăng ký tuyển dụng theo định biên. Căn cứ vào bảng định biên hàng năm, trưởng các bộ phận sẽ thực hiện tuyển dụng & đăng ký tuyển dụng để đáp ứng đủ số lượng nhân viên tại từng vị trí công việc.
  • Giai đoạn 3: Theo dõi định biên hàng tháng.

5. Mẫu xây dựng định biên nhân sự

Việc xây dựng kế hoạch định biên nhân sự có thể linh hoạt phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp với điều kiện rõ ràng, cụ thể & có sự gắn kết giữa các phòng ban.

Về cơ bản, một mẫu xây dựng kế hoạch định biên nhân sự gồm 5 bước:

Bước 1: Dự báo nhu cầu về nguồn lực

Trước hết, doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu hướng tới trong ngắn hạn & dài hạn, lĩnh vực & quy mô sản xuất,…Từ đó đưa ra những dự báo về nhu cầu nhân lực như thời gian cần, số lượng nhân sự cho từng vị trí công việc, những phẩm chất & kỹ năng cần thiết.

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn lực

Việc phân tích thực trạng chỉ ra những ưu nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại trong doanh nghiệp, căn cứ vào các yếu tố:

  • Yếu tố về mặt hệ thống:

    • Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực và thái độ làm việc, cũng như các phẩm chất cá nhân.
    • Cơ cấu tổ chức bao gồm các loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ công việc trong cơ cấu.
    • Các chính sách quản lý nguồn nhân lực như: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật…

  • Yếu tố về quá trình:

    • Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên.
    • Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc.
    • Môi trường, văn hóa doanh nghiệp.
    • Phong cách quản lý.
    • Tính rõ ràng, cụ thể đối với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
    • Những khó khăn, tồn tại của doanh nghiệp.
    • Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp.

Bước 3: Quyết định tăng, giảm nguồn nhân lực

Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu & phân tích thực trạng, doanh nghiệp cần đưa ra các so sánh để xác định nguồn lực doanh nghiệp đang thừa hoặc thiếu so với nhu cầu. Sau đó áp dụng các biện pháp khắc phục.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện định biên nhân sự

Để hoàn thiện kế hoạch định biên nhân sự, trước hết bạn cần tập trung xây dựng những kế hoạch sau:

  • Tuyển dụng nhân viên cho công ty
  • Tái cơ cấu tổ chức;
  • Đề bạt và luân chuyển nhân sự ở các bộ phận
  • Tinh giản nguồn lao động dư thừa

Bước 5: Đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch

Việc đánh giá hiệu quả thực hiện giúp bạn nắm bắt những sai lệch giữa mục tiêu so với thực tế thực hiện. Và tìm ra nguyên nhân dẫn đến những sự sai lệch đó để có những biện pháp điều chỉnh hợp lý.

Sau khi hiểu rõ khái niệm hoạch định nguồn nhân lực là gì & xây dựng kế hoạch phù hợp trong ngắn hạn & dài hạn, doanh nghiệp cần bắt tay ngay vào công cuộc tìm kiếm nhân sự để đảm bảo nguồn cung có sẵn bất cứ khi nào cần.

6. Tối ưu quy trình quản lý định biên nhân sự với phần mềm FastWork

Được hơn 3500 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng, phần mềm quản lý nhân sự toàn diện – FastWork HRM+ sở hữu tính năng quản lý định biên chuyên sâu giúp doanh nghiệp hoạch định và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả để đạt được các mục tiêu kinh doanh.

4 tính năng nổi bật của FastWork hỗ trợ quản lý định biên nhân sự hiệu quả bao gồm:

  • Thiết lập định biên nhân sự cho từng khối, phòng ban theo năm
  • Quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự: lập phiếu đề nghị tuyển dụng, phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
  • Theo dõi, đối soát hoạt động tuyển dụng và định biên hàng tháng
  • Báo cáo tổng hợp về định biên, tuyển dụng, cơ cấu nhân sự

Nhờ tính năng quản lý định biên hiệu quả cùng tính ứng dụng cao, phần mềm FastWork đã được các doanh nghiệp tiêu biểu như Công ty PHD (Chuỗi bánh Fresh Garden), Chuỗi siêu thị Metro Mart, Bệnh viện Phú Thọ, CMC Telecom, VNpost, Mobifone,… tin tưởng triển khai áp dụng thành công.

FastWork.vn cung cấp giải pháp HRM+ quản lý nhân sự toàn diện với đầy đủ chức năng: Quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý định biên, kiểm soát tuyển dụng, chấm công trên di động, tự động hóa bảng công, bảng lương, phân ca, chế độ, KPI… chỉ với 1 thiết bị di động. Quý doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn Miễn phí và Demo 1-1 từ chuyên gia!

Gợi ý HR tìm đọc thêm nội dung hữu ích:

  • Tôn chỉ hoạt động của Unilever “Con người là tài sản quan trọng nhất, là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp”. Bài học từ chiến lược quản trị nguồn nhân lực của Unilever.
  • Theo thống kê của Bộ Lao động, chi phí nhân sự là một trong những khoản chi phí lớn nhất mà bất kỳ công ty nào cũng phải chịu. Trong ngành bán lẻ, trung bình họ chiếm khoảng 20% ​​tổng doanh thu – thậm chí nhiều hơn chi phí hàng tồn kho trong hầu hết các trường hợp! Các ngành khác, bao gồm cả lĩnh vực thực phẩm và khách sạn, thường thấy tỷ lệ này gần 30-35% và có thể dễ dàng lên đến 50%. Chi phí nhân sự (chi phí lao động) của bạn có nằm ngoài tầm kiểm soát?