Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc mới và chuẩn nhất

1. Thông báo là gì?

Thông báo là một văn bản hành chính, thường được sử dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị để truyền đạt thông tin về nội dung, vấn đề tới các cá nhân, đơn vị nhất định. Hiện nay, thông báo có nhiều loại thông báo phổ biến như:

Thông báo chủ trương, chính sách, quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Thông báo kết quả cuộc họp, hội nghị.
Thông báo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Thông báo về việc có sự thay đổi trong bộ máy quản lý, lãnh đạo,…

2. Các lý do đưa ra thông báo cho nhân viên nghỉ việc:

Việc NSDLĐ cho nhân viên nghỉ việc là chấm dứt hợp đồng lao động đối với NLĐ. Theo Điều 34 Bộ luật Lao động năm 2019, có các trường hợp sau:

Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp phải gia hạn hợp đồng lao động đã giao kết đến hết nhiệm kỳ cho người lao động là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ mà hết hạn hợp đồng lao động (khoản 4 Điều 177 của BLLĐ).
Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do theo quy định tại khoản 5 Điều 328 của Bộ luật Tố tụng hình sự, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quy định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người lao động chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
Người sử dụng lao động là cá nhân chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 35 của Bộ luật này.
Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 36 của Bộ luật này.
Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc theo quy định tại Điều 42 và Điều 43 của Bộ luật này.
Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Điều 156 của Bộ luật này.
Trường hợp thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.

3. Thời hạn báo trước khi nghỉ việc:

Theo quy định BLLĐ năm 2019, đối với trường hợp đơn phương chấm dứt HĐLĐ, Người lao động hoặc NSDLĐ phải thực hiện thông báo cho người sử dụng lao động hoặc người lao động theo từng loại hợp đồng. Cụ thể, thời hạn báo trước khi nghỉ việc như sau:

Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.
Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn dưới 12 tháng.
Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư 145/2020/TT-BLĐTBXH.

4. Lưu ý trước khi đưa ra thông báo cho nhân viên nghỉ việc:

Thứ nhất, tiến hành xử lý thông tin xin nghỉ việc của NLĐ. Người sử dụng lao động ngay sau khi tiếp nhận đơn xin nghỉ việc cần xem xét lý do nghỉ việc của nhân viên. Trong trường hợp nhân viên xin nghỉ việc thực hiện công việc chủ chốt, quan trọng liên quan đến khách hàng, đối tác kinh doanh, NSDLĐ nên xác định thời điểm, cách thức phù hợp để chuyển giao công việc cho nhân sự mới và có thông báo đối với khách hàng, đối tác kinh doanh.

Thứ hai, chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu có liên quan như mẫu đơn xin nghỉ việc hoặc từ chức hoặc văn bản thể hiện nhân viên đã có ý định nghỉ việc tại công ty. Đặc biệt, biên bản bàn giao công việc có ý nghĩa quan trọng như sau:

Bảo vệ quyền và lợi ích của các bên sau khi bàn giao công việc, nhằm hạn chế tình trạng thất thoát tài sản, văn bản, tài liệu của công ty.
Giúp cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp quản lý được tiến trình thực hiện công việc, từ đó có định hướng, sắp xếp công việc phù hợp,…

Hiện nay, biên bản bàn giao công việc cần có một số nội dung chính sau:

(i) Thông tin chi tiết về người bàn giao (NLĐ nghỉ việc) và người nhận bàn giao;
(ii) Thời gian, địa điểm thực hiện việc bàn giao;
(iii) Nội dung bàn giao: Công cụ, dụng cụ, tài khoản, tài liệu, giấy tờ được cấp khi vào làm việc và tiến trình thực hiện công việc;
(iv) Chữ ký xác nhận của hai bên, người làm chứng (nếu có);
(v) Các cam kết bàn giao công việc.

Thứ ba, tiến hành hủy bỏ quyền truy cập và thu hồi các thiết bị, tài khoản mà công ty bàn giao cho NLĐ khi vào làm việc tại công ty. Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết nêu trên, NSDLĐ đưa ra thông báo cho nhân viên nghỉ việc, đồng thời đảm bảo việc này không ảnh hưởng đến việc vận hành công việc của công ty.

5. Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc mới và chuẩn nhất:

Dưới đây là mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc mới và chuẩn nhất như sau:

# CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
## Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 …, ngày … tháng … năm 2022

## THÔNG BÁO
### Vv: Đồng ý chấm dứt hợp đồng lao động số …/HĐLĐ.

TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY…

- Căn cứ Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Căn cứ Hợp đồng lao động số …/HĐLĐ/ABCX;
- Căn cứ vào đề nghị xin nghỉ việc của bà Nguyễn Thị C;
- Theo đề nghị của Phòng Kế toán và nhân sự.

## THÔNG BÁO

Điều 1: Kể từ ngày … tháng …năm …sẽ thực hiện việc chấm dứt hợp đồng lao động với Bà Nguyễn Thị C, là nhân viên kinh doanh của Công ty…

Lý do: Theo đơn xin nghỉ việc của Bà Nguyễn Thị C

Điều 2. Lương và các khoản phụ cấp (nếu có) của Bà Nguyễn Thị C sẽ được chi trả tính đến ngày chấm dứt hợp đồng lao động.

Bà Nguyễn Thị C có trách nhiệm thanh quyết toán thu hồi công nợ trong thời gian làm việc tại Công ty. Thanh toán tiền BHYT tháng … năm … theo Luật Bảo hiểm xã hội quy định.

Điều 3. Các Ông (bà) Trưởng phòng kế toán và nhân sự, Trưởng các Phòng ban liên quan và bà Nguyễn Thị C căn cứ quyết định thi hành.

## TỔNG GIÁM ĐỐC
(Ký tên và đóng dấu)

Cơ sở pháp lý sử dụng trong bài viết:
- Bộ luật Lao động năm 2019 (BLLĐ);
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;