5 Mô hình quản lý thời gian thông minh và hiệu quả

Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng để sắp xếp công việc, cuộc sống và sử dụng thời gian hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất làm việc. Nếu bạn chưa xây dựng được phương pháp và kế hoạch cho riêng mình, hãy tham khảo những mô hình quản lý thời gian thông minh dưới đây.

1. Mô hình quản lý thời gian Eisenhower

Mô hình quản lý thời gian Eisenhower được sáng tạo và đặt tên theo tên vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ: Dwight D. Eisenhower. Mô hình này có 2 đặc tính chủ yếu: Tầm quan trọng và tính khẩn cấp.

Eisenhower không phải là mô hình hoàn hảo, nhưng nó sẽ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian, không đóng góp cho mục tiêu.

1.1. Cách áp dụng ma trận Eisenhower

Phương thức áp dụng ma trận Eisenhower khá đơn giản: Bạn chỉ cần liệt kê tất cả những nhiệm vụ cần làm, kể cả việc quan trọng và không quan trọng. Sau đó, bạn sắp xếp theo các cấp độ sau:

  • Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp
  • Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp
  • Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp
  • Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

1.2. Phân chia thời gian theo mô hình Eisenhower

Với 4 cấp độ nêu ra trên đây trong mô hình Eisenhower, cách phân chia thời gian như sau:

  • P1: 15% – 20%
  • P2: 60% – 65%
  • P3: 10% – 15%
  • P4: Ít hơn 5%

2. Mô hình quản lý thời gian Smart

Mô hình quản lý thời gian Smart hay còn được gọi là nguyên tắc Smart, được Peter Drucker – cha đẻ của quản lý hiện đại đưa ra. Nguyên tắc này hướng đến cả tổ chức và tự quản cá nhân:

  • S – Specific (cụ thể): Cụ thể hóa các hành động để đạt được mục tiêu.
  • M – Measurable (có thể đo lường): Sử dụng thước đo cho các công việc và mục tiêu.
  • A – Achievable (có thể thực hiện): Mức độ khả thi của mục tiêu.
  • R – Relevant (tính tương quan): Các công việc phải liên quan mật thiết hoặc phục vụ cho quá trình thực hiện mục tiêu.
  • T – Time-related (thời gian thực hiện): Phân chia thời gian cho các công việc hợp lý.

3. Mô hình quản lý thời gian PDCA

Mô hình quản lý thời gian PDCA được đề xuất bởi tiến sĩ Walter Andrew Shewhart – chuyên gia quản lý về chất lượng của Hoa Kỳ. Mô hình này bao gồm 4 bước: Plan, Do, Check và Action.

Bạn cần xây dựng kế hoạch (Plan), thực hiện kế hoạch (Do), kiểm tra việc thực hiện kế hoạch (Check) và phân tích nguyên nhân dẫn đến kết quả để có hành động (Action) phù hợp.

4. Mô hình 5A trong quản lý thời gian

Mô hình 5A là mô hình quản lý thời gian gồm 5 chữ A: Aware, Analyse, Attack, Assign, Arrange. Bạn cần nhận biết mục tiêu để làm việc có kế hoạch và hiệu quả, phân tích những điều cần làm, loại bỏ những việc làm tốn thời gian vô ích, lập thứ tự ưu tiên và sắp xếp thời gian và mục tiêu một cách hợp lý.

5. Mô hình quản lý thời gian 9 ô vuông – Nhật ký phong cách cửu cung

Mô hình 9 ô vuông là việc chia một ngày thành 9 ô vuông. Ô vuông ở giữa chứa ngày tháng và thời tiết, 8 ô xung quanh chứa các kế hoạch và mục tiêu.

Hãy viết ra những việc cần làm vào buổi sáng và tổng kết lại vào buổi tối. Thói quen này sẽ giúp bạn theo dõi và thực hiện công việc một cách có kế hoạch và hiệu quả.

Trên đây là 5 mô hình quản lý thời gian mà bạn có thể tham khảo. Quản lý thời gian là kỹ năng cần thiết với tất cả mọi người, không chỉ trong công việc mà còn cả trong cuộc sống. Áp dụng các mô hình quản lý thời gian là một cách để bạn tối ưu hóa hiệu suất nhằm đạt kết quả tốt nhất.