Mô tả chi tiết công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ là một vị trí công việc quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm quản lý, kiểm soát và đảm bảo tình hình công nợ của công ty. Vậy kế toán công nợ là gì và công việc của kế toán công nợ như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.

I. Kế toán công nợ là gì?

“Kế toán công nợ” trong tiếng Anh được gọi là “Accounting Liabilities”. Vị trí này đảm nhận các công việc kế toán, quản lý và kiểm soát tình hình công nợ mà doanh nghiệp phải thu hoặc phải trả.

Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, giúp kiểm soát hoạt động công nợ và đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn ra trơn tru hơn.

II. Chức năng nhiệm vụ của kế toán công nợ

Một kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phân tích và đánh giá tình hình doanh nghiệp. Từ đó, họ đề xuất những định hướng và tham mưu cho cấp quản lý. Nhà quản lý tựa vào các báo cáo phân tích, đánh giá và đề xuất từ kế toán công nợ để định hướng cho tương lai của doanh nghiệp.

Công việc của kế toán công nợ bao gồm:

Ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin thanh toán phát sinh đối với từng đối tượng và khoản thanh toán. Kiểm tra và tiến hành thanh toán đúng hạn, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Kế toán cần kiểm tra định kỳ hoặc cuối kỳ đối với các khách nợ có mối quan hệ mua bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn. Kiểm tra và rà soát các khoản nợ phát sinh, đã thanh toán và còn nợ lại.
Theo dõi và giám sát chế độ thanh toán công nợ, tình hình kỷ luật thanh toán.

III. Các nghiệp vụ kế toán công nợ

1. Quản lý công nợ khách hàng

Kế toán công nợ có trách nhiệm thực hiện các công việc sau đối với hợp đồng bán hàng:

Tiếp nhận và kiểm tra nội dung hợp đồng, bao gồm thông tin khách hàng, điều khoản và hình thức thanh toán, chính sách phạt quá hạn.
Nhập thông tin khách hàng vào bảng theo dõi hợp đồng kinh tế bán ra.
Tạo mã khách hàng.

Ngoài ra, kế toán công nợ phải:

Theo dõi và ghi nhận diễn biến công nợ phải thu theo ngày, tháng, quý, năm.
Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà khách hàng được hưởng dựa trên hợp đồng bán hàng và chương trình chính sách kinh doanh của công ty.
Đối chiếu công nợ định kỳ với từng khách hàng và lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo phân tích tuổi nợ.

2. Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Khi phát sinh hợp đồng mua hàng từ các bộ phận khác, kế toán công nợ thực hiện:

Tiếp nhận và kiểm tra nội dung hợp đồng, bao gồm thông tin nhà cung cấp, điều khoản và hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán và chính sách ưu đãi (nếu có).
Nhập thông tin vào bảng theo dõi hợp đồng kinh tế mua vào.
Tạo mã nhà cung cấp.

Ngoài ra, kế toán công nợ:

Kiểm tra tính chính xác của các giao dịch lấy hàng, thanh toán tiền cho người bán, và ghi nhận diễn biến công nợ phải trả dựa trên hợp đồng mua hàng, chương trình chính sách kinh doanh của bên bán.
Đối chiếu công nợ định kỳ với từng nhà cung cấp và lập báo cáo tổng hợp công nợ phải trả.
Lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ đến hạn.

3. Các báo cáo của kế toán công nợ

Kế toán công nợ cần làm những báo cáo sau:

Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu (TK 131).
Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả (TK 331).
Sổ chi tiết công nợ khách hàng.
Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp.
Các báo cáo phân tích công nợ.
Các báo cáo khác theo yêu cầu.

IV. Bảng mô tả công việc của kế toán công nợ

Kế toán công nợ sẽ đảm nhận những công việc sau:

Nhận hợp đồng kinh tế từ các bộ phận, sau đó kiểm tra nội dung, điều khoản và thêm mã khách hàng, nhà cung cấp (đối với khách hàng mới thì thêm vào solomon), sửa mã (đối với trường hợp khách hàng, nhà cung cấp có chuyển nhượng, thay đổi), theo dõi từng hợp đồng trên phần mềm quản lý tài chính kế toán.
Xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.
Xác nhận hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán.
Kiểm tra công nợ.
Liên lạc với các bộ phận và cán bộ quản trị hợp đồng để cập nhật tình hình thực hiện hợp đồng.
Theo dõi thanh toán của khách hàng và tách khoản nợ theo hợp đồng khi khách trả tiền.
Theo dõi tiến độ của các hợp đồng mua bán và dịch vụ trong và ngoài nước.
Đôn đốc và tham gia thu hồi nợ đối với các khoản công nợ lâu, khó đòi và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp nhưng quá hạn nhập hàng hoặc dịch vụ.
Lập bút toán kết chuyển công nợ dịch vụ, hàng hóa tới công ty hoặc các chi nhánh.
Xác nhận công nợ theo định kỳ với các công ty/chi nhánh.
Điều chỉnh tỷ giá và các yếu tố liên quan đến các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp.
Kiểm tra và lập báo cáo công nợ.
Lập báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng và thông tin về công nợ.
Kiểm tra số liệu công nợ và lập biên bản xác nhận với khách hàng, nhà cung cấp.
Quản lý công nợ tạm ứng của cán bộ công ty.

V. Quy trình kế toán công nợ phải thu – phải trả

1. Quy trình kế toán công nợ phải thu

Nợ phải thu là khoản nợ mà khách hàng đã mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ. Các khoản thu này được coi là tài sản lưu động, vì doanh nghiệp có thể sử dụng làm tài sản thế chấp để đảm bảo các nghĩa vụ vay ngắn hạn.
Các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp bao gồm: khoản nợ của khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ; khoản ứng tiền, và khoản nợ khác.
Kế toán công nợ phải thu thực hiện các công việc sau:
- Hạch toán chi tiết cho từng khoản nợ.
- Tham gia thu hồi nợ để tránh tình trạng nợ xấu hoặc chiếm vốn.
- Lập chứng từ hợp lệ để xử lý các trường hợp khách đổi hàng hoặc bù trừ giữa nợ phải trả và nợ phải thu, xử lý nợ xấu.
- Xác minh các khoản nợ công lâu trả, khó đòi.

2. Quy trình kế toán công nợ phải trả

Công nợ phải trả là khoản nợ phát sinh do doanh nghiệp mua vật liệu từ nhà cung cấp để phục vụ hoạt động sản xuất.
Các khoản nợ phải trả được chia thành nợ phải trả ngắn hạn và nợ phải trả dài hạn.
Kế toán công nợ phải trả thực hiện các công việc sau:
- Theo dõi, cập nhật và hạch toán đối tượng đã nhận tiền trước và đã hoàn thành bàn giao.
- Ghi chép các khoản nợ phải trả có liên quan.

VI. Hướng dẫn hạch toán kế toán công nợ

Đối với khoản nợ phải thu, kế toán phải phủ thu chứng từ sử dụng (hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng,…) và sử dụng tài khoản từ khách hàng (tài khoản TK 131).
Đối với hạch toán kế toán công nợ phải trả, thực hiện như sau:

VII. Các hàm Excel trong kế toán công nợ

Đối với Excel trong kế toán công nợ, sử dụng nhiều hàm như VLOOKUP, SUMIFS, MIN, MAX để:

Tính số dư đầu kỳ công nợ.
Tính số phát sinh trong kỳ công nợ.
Tính số dư cuối kỳ công nợ.

VIII. Kế toán công nợ cần những kỹ năng gì?

Một kế toán công nợ cần nắm vững những kỹ năng sau:

Kỹ năng tin học: sử dụng Excel và các phần mềm văn phòng cơ bản.
Kỹ năng giao tiếp: giao tiếp tốt, đàm phán hiệu quả.
Kỹ năng quản lý công nợ: phân tích và tổng hợp các phiếu bán hàng chưa được thanh toán.
Nắm vững nghiệp vụ kế toán: theo dõi công nợ khách hàng và lập báo cáo sổ sách.
Kỹ năng xử lý tình huống: ứng xử khéo léo, hợp lý đối với các trường hợp khó đòi nợ.
Sử dụng phần mềm kế toán: nắm vững việc sử dụng các phần mềm kế toán.

Muốn bắt đầu công việc của kế toán công nợ, hãy chuẩn bị tốt những kỹ năng và kiến thức mà người kế toán công nợ cần có.

IX. Tổng hợp câu hỏi phỏng vấn kế toán công nợ

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn vị trí kế toán công nợ:

Giới thiệu về bản thân.
Làm sao để đảm bảo không mắc sai lầm khi làm kế toán công nợ?
Tại sao bạn muốn làm kế toán công nợ?
Bạn có biết mình phải làm gì khi làm kế toán công nợ?
Thành tích đáng chú ý của bạn trong công việc?
Một hóa đơn về dịch vụ sẽ có những thông tin gì?

Trên đây là mô tả chi tiết về công việc kế toán công nợ mà Kế Toán Lê Ánh cung cấp. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho việc học tập và công việc của các bạn. Chúc bạn thành công!

Ngoài các khóa học kế toán, trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online – offline và khóa học hành chính nhân sự chất lượng tốt nhất hiện nay.