Nhân viên Hiện trường (Ops) trong ngành Xuất nhập khẩu

Có rất nhiều vị trí làm việc trong ngành Xuất nhập khẩu – Logistics, trong đó vị trí nhân viên hiện trường hay còn gọi là nhân viên operations (ops) là một công việc rất thú vị. Nhân viên giao nhận hiện trường là một phần không thể thiếu trong chuỗi công việc của ngành Xuất – Nhập Khẩu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về vị trí Ops và những công việc cụ thể mà họ đảm nhận.

1. Nhân viên hiện trường – Ops là gì?

Nhân viên hiện trường hay còn được gọi là Ops (Operations) là một vị trí công việc ở lĩnh vực xuất nhập khẩu nằm trong chuỗi các hoạt động hướng đến hoàn thiện thủ tục xuất nhập khẩu một lô hàng. Công việc của nhân viên hiện trường bao gồm lấy chứng từ từ khách hàng, lấy chứng từ từ hãng tàu, thực hiện các thủ tục cần thiết tại cảng, và giao nhận chứng từ với các bên liên quan.

Mặc dù không yêu cầu nhiều kiến thức chuyên môn như chứng từ, khai báo hải quan, nhưng nhân viên giao nhận hiện trường cần biết đọc chứng từ, nắm rõ quy trình và có trách nhiệm và cẩn thận trong công việc. Họ làm việc trực tiếp với hàng hóa nên có thể nhìn nhận rõ hơn về tình trạng hàng hóa và nắm bắt nhanh các vấn đề phát sinh để đưa ra phương án xử lý vấn đề.

2. Công việc của nhân viên hiện trường (Ops)

Công việc của nhân viên giao nhận hiện trường hầu hết diễn ra bên ngoài văn phòng, tại sân bay, kho hàng hoặc cảng tàu. Dưới đây là một số công việc cụ thể mà nhân viên hiện trường thường thực hiện:

Ra cảng, sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan làm thủ tục vận chuyển, thông quan hàng hóa.
Hỗ trợ làm nghiệp vụ xuất nhập khẩu khác như làm C/O, kiểm tra chất lượng.
Nhận chứng từ từ các phòng ban trong công ty và kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của chúng.
Xuất trình chứng từ cho cơ quan hải quan và thông quan tờ khai.
Xử lý tình huống phát sinh và báo cáo chi tiết cho bộ phận chăm sóc khách hàng xử lý.
Sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa với Cơ quan Hải quan.
Lấy chứng từ và D/O từ khách hàng, hãng tàu và các công ty Logistics.
Khai báo hải quan, mở và truyền tờ khai lên hệ thống, sau đó soạn bộ chứng từ để hoàn thành thủ tục đăng ký/khai báo ở cảng/sân bay.
Làm thủ tục kiểm dịch thực vật, động vật, giám định, kiểm tra chất lượng tùy theo yêu cầu của từng lô hàng.
Liên hệ với bên vận tải giao nhận để đảm bảo tiến độ và giao nhận chứng từ, nộp thuế phí và lệ phí cho các bên liên quan như hải quan, cảng vụ, hãng tàu.
Làm các thủ tục hải quan liên quan đến lô hàng nhập/xuất thuộc nhiều loại hình.
Thực hiện các công việc hiện trường khác như đi nhận, đổi hóa đơn dưới cảng bãi, kho hàng, lấy lệnh, chứng từ…
Xử lý các phát sinh liên quan đến lệnh hàng nhập, xuất tại cảng, bãi.
Làm các thủ tục giao nhận hàng hóa/container với các nhà vận chuyển tại cảng và theo dõi việc thực hiện của các nhà vận chuyển với lô hàng đã giao phó.

3. Những kỹ năng để trở thành nhân viên giao nhận hiện trường

3.1. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng vì nhân viên hiện trường là đại diện cho công ty làm việc với các bên liên quan như cơ quan hải quan, giao nhận, các bên vận tải và các cơ quan nhà nước khác. Nếu không có cách giao tiếp khéo léo, hiệu quả công việc có thể giảm đi. Để thành công trong việc làm hiện trường, giao nhận, cần phải khéo léo trong giao tiếp, bình tĩnh, biết lắng nghe và chia sẻ với khách hàng.

3.2. Kỹ năng mua hàng, kiểm tra và nghiệm thu tình trạng hàng hóa

Kỹ năng mua hàng, kiểm tra và nghiệm thu tình trạng hàng hóa rất quan trọng vì nhân viên hiện trường là người tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa tại cảng. Do đó, khi gặp bất thường về tình trạng hàng hóa, họ cần báo cáo kịp thời cho các bên liên quan, tránh tự ý quyết định. Ngoài ra, việc kiểm soát và lưu giữ chứng từ kèm theo hàng cũng là yếu tố quan trọng. Tất cả giấy tờ liên quan đến giao nhận hàng hóa phải được lưu lại để sử dụng khi cần thiết.

3.3. Kỹ năng điều phối vận chuyển

Khi làm việc tại bãi, cảng hoặc kho hàng, nhân viên hiện trường cần biết làm việc với nhà xe, điều phối hàng, quản lý thời gian để tránh tình trạng quá tải công việc, ùn tắc hàng, thiếu kho bãi, xe và phát sinh thêm chi phí. Họ phải có kỹ năng xử lý nhanh những tình huống đột ngột và bất ngờ liên quan đến hàng hóa như tắc đường, hàng quá khổ, hàng trễ chuyến, thiếu xe…

3.4. Không ngại vất vả, tỉ mĩ và điềm tĩnh

Việc không ngại vất vả, tỉ mĩ và điềm tĩnh là những yếu tố quan trọng trong công việc này. Nhân viên giao nhận hiện trường cần có sự chịu đựng để làm việc ngoài đường dưới thời tiết khắc nghiệt. Họ cũng cần cẩn thận trong việc xử lý chứng từ, giấy tờ và điềm tĩnh trong giải quyết công việc với các bên khác, cơ quan hữu quan và nhà nước. Khi đại diện cho công ty, bất kỳ sự cố nào ảnh hưởng đến quyền lợi công ty đều cần được tìm hiểu và báo cáo kịp thời. Bình tĩnh trong mọi trường hợp mới có thể giải quyết công việc một cách trôi chảy.

Mặc dù công việc giao nhận hiện trường đòi hỏi đầy đủ khả năng và công sức, nhưng nó cũng mang lại nhiều đức tính tốt mà không phải ngành nghề nào khác trong xã hội cũng có được. Với hiểu biết sâu về công việc và kinh doanh, bạn có thể thành công ở bất kỳ vị trí nào bạn muốn.